Comme vous le savez peut-être déjà, je cours après le temps.

Vous aussi peut-être ?

Jusqu’ici, le free style m’allait bien. Et puis je me suis rendue à l’évidence. J’ai besoin d’un brin d’organisation. Parce que franchement se rendre compte qu’on a complètement oublié de rédiger sa newsletter du vendredi soir à 18H30… ça le fait pas trop. Mieux gérer son temps pour son business devient vite incontournable.

Donc après le time blocking, et Trello, je me penche sur un outil dont le nom vous parlera : La matrice d’Eisenhower.

Qu’est-ce que la matrice d’Eisenhower ?

Cette matrice de gestion du temps vient du président Américain Eisenhower qui a été confronté à beaucoup de décisions importantes, urgentes bien sûr comme tous les présidents mais à une époque chargée de l’histoire.

Il a dit :

« Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important »

Elle est représentée par un tableau à l’intérieur duquel on va classer les différentes tâches qu’on a à faire par degré d’importance et d’urgence.

Comment s’en servir pour mieux gérer son temps ?

Le problème qu’on rencontre en général c’est qu’on a tellement de choses à faire, qu’on est tout le temps en train de gérer l’urgence.

Et on se noie parfois dans des choses qu’il faut faire, certes, mais qui ne font pas avancer notre business.

Qui ne sont pas forcément importantes pour notre business.

C’est exactement l’erreur qu’on peut faire quand on fait des todo listes à rallonge.

A la fois on se doute bien qu’on n’arrivera pas au bout de la liste, et à la fois on se dit que ce serait quand même super de tout cocher.

Du coup, qu’est ce qui se passe ?

On essaye d’en faire un maximum sans se demander ce qui est intéressant de faire stratégiquement pour vraiment avancer.

Et on fait des choses, mais l’important n’est pas forcement fait. Surtout que si par exemple, il y a quelque chose d’important à faire on va considérer cette tâche, si elle demande beaucoup de concentration ou de temps, on va la relayer, pour faire quelque chose de plus facile, ou qui prend moins de temps. Pourquoi ? parce qu’on aura tendance à se dire qu’il faut rayer touts les items de notre todo liste.

Et cette tâche qui est longue prendra du temps et nous empêchera de rayer les autres petites tâches surement beaucoup moins importantes.

A tout cela se rajoute parfois des tâches qui viennent de l’extérieur, qui sont apportées souvent par des personnes extérieures et qui vont être urgentes pour ces personnes mais pas pour nos objectifs à nous !

Donc cette matrice d’Eisenhower est un moyen pour faire un peu du tri dans toutes ces taches, et réfléchir un peu de façon stratégique.

Alors quand on est sous l’eau et qu’il faut prioriser pour avancer efficacement, la matrice d’Eisenhower est à utiliser.

On va voir concrètement comment s’y prendre.

Lister ses taches

Donc d’abord prendre votre to do liste et ensuite classer chaque chose à faire  dans cette matrice en fonction de son degré d’importance et d’urgence vis à vis de l’atteinte de votre objectif.

Comment savoir ce qui est important urgent et ce qui est ni l’un ni l’autre ?

Pour chaque action que vous avez notée, demandez-vous si, par rapport à vos objectifs ces tâches vont faire avancer votre business

Et en quoi le fait de mener à bien cette action va dans le sens que vous voulez. Il ne reste plus qu’à les intégrer dans la matrice.

Les 4 parties de la matrice

Partie 1 : L’important et l’urgent

Dans cette partie de la matrice on va retrouver les tâches qu’on va devoir faire quoiqu’il arrive. Et qui, franchement vont souvent chambouler toute notre organisation.

Les tâches urgentes vont être des actions à mener face à une situation qui se présente à vous.

Parfois ça peut être une situation que vous n’aviez pas prévue et qu’il faut régler rapidement.

Comme par exemple

• une panne d’ordinateur.
• Un enfant malade à emmener chez le médecin

Ou des actions avec une dead line et éventuellement une « punition » en cas de dépassement de timing.

Par exemple payer l’urssaf.

Et il est important d’arriver à faire la part des choses entre l’important et l’urgent. Car parfois on répond à une tâche urgente mais qui en fait n’est pas importante.

Si par exemple on avait prévu de payer l’urssaf soit de manière automatique soit avant la dead line, c’aurait été une tâche importante à faire. Le jour J cela devient urgent.

Partie 2 : L’important et non urgent :

Dans ce quadrant vous allez pouvoir inscrire tout ce qui est important de faire pour atteindre vos objectifs.

C’est ce sur quoi il faudrait se concentrer le plus !

Par exemple :

• Avancer sur un projet
• Réfléchir à votre branding
• Vous former
• Développer votre mindset

Ces tâches sont importantes, mais pas forcément urgentes.

Et si on ne les planifie pas ou qu’on ne s’en occupe pas , en préférant le quadrant 1, le risque c’est de se noyer et de ne pas avancer dans son business. Donc pour ça, utilisez le time blocking, planifiez ces tâches et faites-les.

Partie 3 : le non-important et urgent

C’est là que viennent se placer les sollicitations en tout genre !

• Mails
• Notifications
• Messages
• Appels téléphoniques
• Etc.

Si on est sollicité il se peut qu’on ait tendance à répondre immédiatement! Alors que l’action qu’on nous demande de faire n’est pas importante pour notre business. Mais on a le réflexe de répondre tout de suite à la demande.

Si c’est votre cas, cette matrice pourra vous aider à prendre le recul nécessaire et à classer cette tache demandée en important ou urgent ou ni l’un ni l’autre.

Par exemple :

Répondre immédiatement à un mail. Non! Vous pouvez mettre l’action « s’occuper des mails » dans l’urgent pas important. Et vous servir du time blocking pour gérer les mails au moment où vous l’avez programmé dans votre planning.

Partie 4 : Le non-important et non urgent :

Et ensuite il y a le non important et non urgent qui peut être délégué, ou carrément annulé. Quand on en a les moyens. Ou en tout cas réservé. Au « plus tard ».

Regarder plus précisément ces tâches, nous permet de nous rendre compte du temps perdu. Alors je ne dis pas qu’il ne faut pas avoir de passe-temps! Vive Netflix et la casa de papel, mais on n’a peut-être pas besoin de regarder toutes les saisons en 24 heures (c’est possible ça ?)🤣

Pour conclure

Si vous avez besoin d’y voir plus clair dans vos journée, semaines, et mois, se servir de cette matrice pour dispatcher les tâches selon leurs niveaux d’urgence et d’importance peut vous faire gagner du temps. Et faire le tri !

Donc l’idée c’est de se demander :

Est-ce que le fait de me pencher maintenant sur cette tâche va me servir à me rapprocher de mon objectif ? et selon la réponse : on classe.

Exemple :

J’ai créé un coaching de groupe en bêta test, et donc je crée les modules au fur et à mesure (même si la trame est déjà faite) une semaine sur l’autre pour adapter ces modules aux remarques faites par les participants.

Est-ce que le fait d’écrire le workbook et de tourner la vidéo est important ?

Réponse : oui

Est-ce que c’est urgent ?

Réponse : oui aussi

 Donc l’idée c’est de limiter un maximum les taches urgentes et importantes qui peuvent générer du stress. Les limiter en s’organisant mieux. (Note à moi-même)🙄🤗

• Les taches « un jour je le ferai » ne seront jamais faites. Alors si elles sont importantes, planifiez-les.
• Celles qui sont importantes et non urgentes devraient ne pas passer dans la case urgent et important.

Tâches urgentes et pas importantes pour vos objectifs :

• Les pubs,
• les demandes d’autrui,
• les mails.

Essayez au maximum de vous forcer à faire le tri et à vous focaliser sur vos importants à vous.

J’espère que cet article vous a plu. Dites-moi dans les commentaires si vous vous servez de cette matrice ?

Avez-vous des astuces pour mieux s’organiser ?