Comme vous le savez peut-être, mon objectif depuis début septembre est de revoir mon organisation (ou de mieux m’organiser) pour être plus efficace, plus productive, mais aussi ne pas me perdre dans des tâches qui ne sont pas importantes pour mon business.
La semaine dernière je vous parlais de Trello, surtout pour la planification éditoriale (entre autres) aujourd’hui je vous donne mon retour sur le time blocking pour être plus productive.
Et si comme moi, vous avez des todo lists remplies, et peut être une tendance à mal vous organiser ou oublier des tâches, cette méthode peut vous intéresser.
LE TIME BLOCKING QU’EST CE QUE C’EST
Le time blocking ou blocage du temps en Français c’est une méthode de gestion de son temps.
Le principe est de lister toutes ses actions et les placer dans un emploi du temps.
Finalement un peu comme si on revenait sur les bancs de l’école, et qu’on avait un emploi du temps rempli de matières.
Bien sûr l’idée c’est de suivre ensuite son emploi du temps. Pas question de « sécher » une matière.
Cela implique également de savoir déterminer le temps dont on a besoin pour chaque tâche.
Mais si vous ne le savez pas, cette méthode peut aussi vous aider à vous rendre compte du temps que vous mettez pour chaque action. Et du coup, la semaine d’après à adapter le temps nécessaire selon votre expérience.
Ça ne fait pas très longtemps que je teste cette méthode. Et les premières semaines ne sont pas forcément concluantes, j’ai oublié quelques tâches à lister, et j’ai mal évalué d’autres. Mais je pense qu’il faut persévérer pour adapter à son fonctionnement le time blocking.
CONCRETEMENT COMMENT FAIRE
Si vous cherchez comment mieux vous organiser et gagner du temps, c’est déjà que vous commencez à être débordés.
Donc il vous faut des techniques qui ne soient pas trop longues à mettre en place, et vraiment efficaces. Soit dit en passant je déteste les outils ou les méthodes qui prennent un temps fou à utiliser ou à paramétrer. Ça me donne l’impression de perdre mon temps et surtout d’être contre-productive.
L’idée est de rassembler les tâches similaires dans une journée pour les effectuer au même moment, et d’affecter du temps à chaque tâche.
Donc pour mettre cette technique en place, il faut tout d’abord avoir une vision de son planning hebdomadaire.
LISTER LES TACHES
Pour être vraiment efficace, on va en amont, préparer le terrain.
Pour commencer dans le time blocking, tous les jours soit le matin avant de commencer à travailler soit la veille au soir si cela vous rassure, on va lister les tâches qui nous attendent.
La fameuse todo list.
Il vaut mieux mettre l’accent sur 3 tâches importantes. Qui elles-mêmes peuvent impliquer d’autres actions.
Une petite parenthèse, le time blocking ne sert pas qu’à finir des tâches importantes, vous pouvez aussi planifier vos tâches récurrentes comme la consultation et l’envoi des mails, la compta, etc…
Ou si vous vous sentez vraiment plus avancés en termes d’organisation, avec une vision claire de votre semaine, vous pouvez carrément lister les tâches de la semaine.
Attention toutefois, si des imprévus viennent se glisser dans votre planning, il faut pouvoir avoir un peu de marge.
QUEL TIMING POUR CHAQUE TACHE
Une fois que vous avez déterminé ce que vous aviez à faire, vous allez attribuer à chaque tache une durée.
Au début, vous risquez d’avoir un peu de mal à quantifier le temps qu’il vous faut. C’est à dire que jusqu’ici, peut-être que vous faisiez les choses jusqu’à ce qu’elles soient finies (ou pas) et que le temps n’importait pas.
Et ça c’est ok mais jusqu’à un certain moment.
Quand on commence à avoir des clients, des dead lines, il faut pourvoir se mettre justement un délai imparti. Sinon, on papillonne.
Et ne prenez pas peur. Plus votre cerveau comprendra qu’il n’a pas la journée pour pondre un article, plus il ira vite, et surtout plus vous serez concentrés, et concis.
Je l’ai testé quand j’ai fait mon challenge d’un contenu par jour pendant un mois. Et là IL FAUT s’organiser et aller à l’essentiel !
Avec l’expérience, vous saurez vraiment de combien de temps vous avez besoin pour chaque tâche.
Et n’oubliez pas la loi de Parkinson : Même si l’on dispose d’un délai important pour accomplir une tâche, on aura tendance à consommer tout le temps imparti.
DISPATCHER LES TACHES DANS UN EMPLOI DU TEMPS
Vous pouvez ressortir un emploi du temps format papier ou vous servir de votre agenda électronique google agenda ou autre pour créer votre emploi du temps.
A l’intérieur vous mettez vos créneaux et vous y insérez vos tâches.
Je vous conseille d’y noter également tout ce que vous devez faire dans votre vie perso. Ainsi vous ne serez pas pris au dépourvu par un rendez-vous dentiste pour votre fils, ou vous n’aurez aucune excuse pour zapper votre séance de sport puisqu’elle sera déjà intégrée à votre emploi du temps.
Une petite anecdote : J’ai une fille qui avait des problèmes de dos et qui a dû porter un corset. Le chirurgien orthopédiste lui a prescrit du sport « à vie » et il lui a dit :
« Et même quand tu auras ton job, tu dois intégrer ton sport dans ta vie quotidienne comme un rendez-vous professionnel à ne pas ni manquer ni déplacer »
CONSEILS
Pour que ce système fonctionne n’essayez pas de le caler sur l’emploi du temps d’une autre personne. Vos journées vous appartiennent et il est nécessaire et important que vous les organisiez comme bon vous semble.
Suivez votre rythme. Si vous êtes plus productifs le matin, calez-vous les longues séances de boulot à ce moment-là.
N’oubliez pas l’imprévu. Il est toujours là. Forcément.
Mettez des zones tampons dans votre emploi du temps, cela permettra de rattraper quelques retards ou un appel d’urgence.
Bien sûr, n’oubliez pas d’éteindre vos portables, mettre en sourdine les notifications et enfermer les enfants.
Le plus : Utilisez la méthode pomodoro pour vous focaliser encore plus. Cette méthode propose des plages de travail et de concentration intenses, et des plages de récupérations pour être plus efficaces. A tester.
AVANTAGES
Les avantages du time blocking sont multiples.
Le fait de se dire que de 8 heures à 10 heures je dois par exemple écrire le script de ma prochaine vidéo, me permettra de me focaliser juste sur cette tâche. Et ainsi de la terminer dans les temps. (Ou me dire que la prochaine fois il faut que je bloque 3 h). 🤣
- Plus de concentration
- Tâches terminées à temps. On se force à finir quelque chose qu’on a commencé.
- Plus de maitrise de son temps.
- Moins de stress
- On peut éliminer les actions qui ne servent à rien ou qui ne sont pas importantes.
- Une vision claire de son emploi du temps
BILAN
Ça ne fait pas très longtemps que je teste le time blocking, et il me faut encore trouver le bon fonctionnement pour moi. Mais j’ai déjà remarqué que je gagnais beaucoup de temps notamment sur les tâches qui me prennent généralement un temps fou, ou que je reprogramme avec des excuses comme : « pas d’inspiration » « pas assez de temps ».
Avec ce système, je ne réfléchis pas. Je fais. Et forcément ça avance, je gagne du temps. Donc c’est le but recherché.
J’espère que cet article vous a plu. Je vous invite à tester cette méthode et faites-moi un retour si vous voulez qu’on échange nos expériences et expérimentations
Je trouve aussi que c’est efficace comme méthode, je l’utilise plutôt pour mes créneaux « création de contenu » mais aussi pour me planifier des moments pour moi : aller marcher, méditer, faire une séance yoga ou juste lire.
Merci Chloé pour ton commentaire. Voilà ça permet de voir comment s’articule nos journées, semaines… c’est pas mal je trouve aussi. Et au début c’est vrai qu’il faut ajuster. Moi par exemple, j’ai beaucoup tendance à ne pas allouer assez de temps. Donc je suis en train de corriger.🙄
Cette méthode me plait bien. J’ai tenté plusieurs fois de la mettre en place et il y a toujours un moment où je lâche sans savoir vraiment pourquoi. Cet article me donne l’occasion de réfléchir à cette raison… Peut-être que je devrais trouver un support plus ludique pour mettre mes tâches par écrit ? A suivre 🙂
Hello Christine, Je pense que si tu lâches, c’est soit que ça ne te convient pas, soit que tu ne l’as pas testé assez longtemps peut être?
As tu essayé trello ou notion ? il parait que notion est vraiment bien.
Je n’ai jamais pensé à mettre en place cette technique (j’en reste à la to do list). Ce qui me surprend, c est que je ne sais pas toujours dans quel état je vais être à l avance et j aurais peur que cette technique me pousse à moins écouter mon corps? Donc si par exemple je me sens fatiguée, je fais une tâche plus simple. Quel retour d expérience as tu ?
Oui, je vois ce que tu veux dire, Muriel. Moi ce que je fais, c’est que si je sais que je dois écrire un article, je le fais plutôt le matin et je choisis bien mon jour à l’avance aussi. Comme ça, je sais que je suis en forme. A toi de déterminer à quel moment tu fais les tâches qui te prennent le plus d’énergie.
Merci pour cet article très intéressant. Il n’est pas toujours évident de modifier une mauvaise habitude par une bonne. Au début, il faut un peu se forcer, et puis ça finit par rentrer.
Ah oui Marc ! J’en suis l’exemple même pas facile pour moi de garder une organisation 🤣 il faut que je trouve vraiment celle qui me convient. Et toi? tu as trouvé?
Merci pour ton article super intéressant et qui me parle ! Je suis justement au stade où j’essaye de m’organiser car je suis justement débordée ! Je commence justement à appliquer cette technique et je vais me mettre aux 3 tâches prioritaires car sinon je finis souvent ma journée en étant frustrée de ne pas tout avoir accompli ^^’
Hello Kim ! Voilà c’est exactement ça. On a souvent tendance à se charger d’une tonne de choses à faire. Mais il vaut mieux commencer par faire le tri de ce qui est vraimenet important par rapport à ce que tu veux accomplir, et ensuite, c’est plus clair. 😊
Très intéressant d’avoir ton retour sur cette astuce de productivité ! On en entend pas mal parler en ce moment donc merci pour toutes ces explications 🙂
Le fait de bloquer le temps dans son agenda est une sorte d’engagement, et on sait que le fait de s’engager (à l’écrit par exemple) nous pousse à l’action donc c’est une super idée pour vaincre la procrastination 😉
Merci Charlotte pour ton commentaire, oui et franchement depuis que j’essaye cette méthode, j’ai vraiment l’impression de mettre moins de temps, mais en plus c’est plus de sérénité, car tu sais que ce temps là est dédié à cette tâche.
J’ai adoré cette technique de time blocking à partir de ton blog! J’aimerais bien l’essayer!
Hello Ikrame, Essaye, tu me diras…
Super idées! Merci pour ces conseils:)