Niveau organisation, je ne suis pas forcément la personne la mieux organisée du monde ! Mais il y a un moment dans son business, où il faut se rendre à l’évidence : un minimum d’organisation est nécessaire pour avoir la visibilité sur ce qu’on veut publier, mais aussi sur son organisation et sa stratégie.

Dans cet article je vous propose comment mieux s’organiser avec Trello et mon retour sur cet outil d’organisation.

Une vision en quelque sorte. Sinon on avance dans l’obscurité et en tâtonnant. Stratégiquement ça vaut le coup de se forcer un peu à s’organiser efficacement.

Bien sûr que même si je suis adepte du free style j’ai un semblant d’organisation. Mais je faisais quand même beaucoup les choses sur des bouts de papiers, mon planner ou Excel pour ce qui est du planning éditorial.

Je me suis dit qu’il fallait que je teste une autre méthode qui regroupe un peu tout en un. Cela me permettrait de retrouver toutes mes notes, d’avoir tout au même endroit et du coup de gagner du temps.

J’ai cherché un outil numérique qui m’aide à organiser mes publications et à y voir plus clair.

J’ai donc testé TRELLO.

Trello qu’est-ce que c’est

Trello est un outil d’organisation collaboratif qui vient de la gestion de projet. Elle fonctionne par tableaux Kanban. Kanban veut dire étiquette en japonais. S’il fallait en faire une image, on pourrait le voir comme un grand tableau rempli de post-it qui peuvent être déplacés au fur et à mesure que les tâches sont effectuées. On peut l’utiliser en équipe puisqu’il est collaboratif mais il est très utile pour travailler seul aussi.

Ainsi on peut l’utiliser pour une tâche précise et utiliser des listes « À faire », « En cours », « Réalisé ».

Trello possède des fonctionnalités avancées mais pas forcément utiles pour démarrer. Je vous conseille donc la version gratuite qui est vraiment suffisante.

Je l’utilise surtout pour mon planning éditorial et pour noter toutes les idées d’articles de posts, ou de nouveaux produits que je peux avoir.

Si vous travaillez à plusieurs, le côté collaboratif prend tout son sens.

Il suffit de le télécharger et de s’inscrire.

Je vous conseille également de le télécharger sur votre téléphone, ce qui est ultra-pratique pour ne vraiment plus rien louper.

Créer son Trello

Vous pouvez créer un tableau. Vous avez droit en version gratuite à 10 tableaux.

Vous pouvez ensuite ajouter une photo de fond afin de décorer un peu le fond du tableau. Pour ça vous allez dans le menu et changer le fond d’écran.

Ensuite Vous allez créer une liste en lui donnant un nom.

Et il suffit d’ajouter des cartes. Une carte par action.

Ensuite vous pouvez attribuer des étiquettes à chaque carte afin de vous repérer visuellement sur le tableau.

Par exemple :

Vous voulez mieux vous organiser sur instagram avec trello.

vous allez créer une liste instagram.

À l’intérieur si vous publiez 3 fois par semaine vous allez noter post du lundi, dans la description vous pourrez noter la description de votre post.

Y ajouter une date, une étiquette instagram. Vous pouvez même rajoute votre liste de Hashtags ainsi quand vous programmez vos posts, il n’y a plus qu’à faire un copier-coller.

Dans chaque carte vous pouvez ajouter un lien, une image de couverture, une check-list. Vous pouvez également choisir une option dans « power-up ». J’ai choisi l’option Calendrier ainsi tout ce que j’inscris dans mon planning éditorial s’affiche ensuite dans le calendrier et j’ai une vision de ce que je dois faire au jour le jour, semaine par semaine ou sur le mois.

Il y a d’autres fonctionnalités d’automatisation dont je ne me sers pas car je préfère un outil simple qui ne me prend pas de temps. À partir du moment où l’organisation prend trop de temps sur l’action et n’est pas fonctionnelle, je considère que c’est de la désorganisation.

Quels types de tableau créer ?

Comme je vous l’ai dit je suis assez minimaliste en termes d’organisation. Le principal tableau que j’utilise sur Trello est vraiment le planning éditorial.

J’ai quand même essayé d’en créer d’autres :

Organisation hebdomadaire : ou je notais tout ce qu’il fallait faire dans la semaine. Mais très vite j’ai trouvé que cela me prenait trop de temps par rapport au papier. Et du coup j’ai gardé mon planner papier pour noter mon organisation et l’avoir sous les yeux.

Idem pour le tableau organisation mensuelle. En fait je l’ai plutôt intégré dans le planning éditorial et je garde le planner pour tout ce qui est emploi du temps.

Si vous faites des vidéos youtube.

Peut-être que vous avez adopté la méthode batch work pour créer vos vidéos ? Dans ce cas un tableau dédié peut être très utile.

Et ceci en créant une liste :

• Idées vidéos
• Script
• À tourner
• À monter
• A charger sur youtube
• Promotion vidéo

Personnellement je n’utilise pas encore trello sous cette forme, mais peut-être y viendrai-je ?

Les tableaux que je pense créer

Avec le début de mon programme de coaching de groupe, je pense qu’il sera utile de créer un tableau dédié à ce programme.

Peut-être également un tableau « stratégie » pour avoir une trace des idées que je teste et savoir ce qui fonctionne et ce qui fonctionne moins bien afin de corriger le tir.

Comme je suis encore accro au papier, je vais quand même tester le fait de prendre plus de notes sur trello en y créant un tableau dédié.

À voir sur le long terme s’il me sera utile. En tout cas ce serait sympa de désencombrer mon bureau et de savoir où sont les petites notes que je prends. Histoire de tout regrouper.

Et enfin dernier tableau que je pourrais créer (quand je déciderais de vraiment être organisée) c’est un tableau clients.

Pour faire un suivi non seulement des prospects, mais également du parcours client, et prendre des notes durant les coachings individuels encore une fois pour remplacer le papier.

Mais cette ère est encore de la science-fiction pour moi. Je vous proposerai certainement un nouvel article pour vous faire part de mon évolution en termes d’organisation et pour vous dire ce que ça a changé pour moi en positif ou en négatif.

pour conclure

Dans tous les cas, lorsque votre business commence à décoller, et même si comme moi vous n’êtes pas les as de l’organisation c’est une compétence qu’il faut acquérir en se donnant un petit coup de pied au derrière non seulement pour être plus efficace, ne plus oublier les choses importantes ou de nouvelles idées. Mais aussi pour gagner du temps.

A vous ensuite de structurer votre organisation comme bon vous semble. Si le format papier vous convient mieux, il n’y a pas de problème pour le garder. Vous pouvez tout aussi bien agencer les différentes tâches sur un planning papier.

Utiliser Trello pour mieux s’organiser vous demandera un peu de travail au début, mais il est vraiment facile à prendre en main, et si vous prenez l’habitude de le consulter et de le mettre à jour régulièrement, je pense que cela vous aidera à ne plus rien oublier et à structurer votre travail.

J’espère que cet article vous a plu. Dites-moi en commentaire si vous utilisez déjà trello et de quelle façon ? Ou bien un autre outil ?